Tekst Hans van Noort [ hansvannoort@parkstadveendam.nl ]

Archieven zijn er in velerlei soorten. Denk maar aan Het Rijks Archief, de provinciale- en gemeentelijke archieven en die van grote bedrijven, waterschappen, scholen, musea en verenigingen en/of clubs. Ook kerken houden van oudsher archieven bij van/over dopen, trouwen en overlijden van hun lidmaten. De archieven beslaan vaak enorme hoeveelheden papier- en digitaal materiaal. Om een voorbeeld te geven bij het Nationaal Archief in Den Haag is de omvang het dossier: 142 km documenten, 800 terabyte, 15 miljoen foto’s en meer dan 300.000 kaarten en tekeningen! Bij elkaar 1000 jaar geschiedenis van ons land. (bron: Wikipedia)

We vinden het belangrijk dat er zaken voor het nageslacht bewaard blijven. Bij de gemeente Veendam is het team informatievoorziening, cluster DIV verantwoordelijk voor alle inkomende en uitgaande post alsmede het historisch archief. Bij dit team hoort ook Anna-Ruth Koorn. Zij is sinds 1998 werkzaam als archiefmedewerkster. Eerst via een uitzendbureau en daarna bij de provincies Noord- en Zuid-Holland en de gemeente Haarlem. In 2008 begint ze in Veendam.

De stukken worden bij de gemeente Veendam onderscheiden in beleidsstukken en uitvoerende stukken. ( Voorbeeld algemeen verordening 1889 bekijken ) We richten ons voornamelijk op de documenten die iets zeggen over de historie van Veendam. “Een aantal jaren geleden is men begonnen met digitaliseren. Er is gestart met 22.000 foto’s.  Een monsterklus én monnikenwerk, maar wel erg leuk om te doen,” beaamt Anna-Ruth Koorn. “Samen met de Groninger Archieven en de bekende Veendammer en amateurhistoricus Rink Oosting zijn nagenoeg alle foto’s gescand. Deze zijn allemaal in zuurvrije  archiefdozen opgeborgen. Dit project loopt nog steeds. Men is nu drukdoende om aan alle foto’s een beschrijving toe te voegen.” Deze foto’s kan men vinden op de website www.beeldbankgroningen.nl

De oudste documenten in het gemeentearchief stammen uit 1765, dus zijn al ruim 250 jaar oud! Anna-Ruth Koorn toont ons het document. Het handelt over het reglement Kluften of Gilden. Kluften zijn buurten of wijken van een stad of kerspel. Deze kluften / gilden werden opgericht om elkaar te helpen in geval ziekte, overlijden en bevallingen etc. Er waren immers nog geen ziekenhuizen. Afhankelijk van de plaats werden dit kluften, gilden of buurten genoemd.  Het reglement gaat over rechts- en waterstaatsbelangen. De eerste stukken van de gemeente Veendam dateren van 1787. Het is in het oud-Nederlands geschreven. Anna-Ruth Koorn: “Gronings komen we niet tegen in ons archief.”

Aan het bewaren van de stukken worden hoge eisen gesteld qua privacy, wat en hoe lang je het moet bewaren en de bewaarcondities.  Om met dat laatste te beginnen. Brandveilig bewaren wil zeggen dat je het archief bewaart in brandvrije kluizen. Natuurlijk moet de temperatuur redelijk constant zijn - rond de 18° en de vochtigheid tussen de 50 en 55%. Dus niet in een oude schoenendoos in een vochtige kelder, dan weet je zeker dat binnen afzienbare tijd alles is vergaan én verloren! Veilig betekent ook inbraakpreventie, dus een kluis met dikke deuren en grote sloten.

“De te bewaren stukken worden ontdaan van nietjes, paperclips of plakband en verpakt in zuurvrije omslagen en dozen,” vertelt Anna-Ruth Koorn.  Hoe lang je iets moet bewaren hangt van verschillende dingen af. Er zijn wettelijke eisen aan zowel bewaarplicht als vernietigingsplicht.  In de Archiefwet staat nergens een algemene bewaartermijn omschreven voor archiefbescheiden. De wet schrijft wel voor dat elk overheidsorgaan moet beschikken over een of meer selectielijsten. Hierin staat wat op termijn vernietigd of bewaard moet blijven. 
(bron: Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed)

Raadplegen veel mensen het gemeentearchief?
Anna-Ruth Koorn: “Wekelijks bezoeken ongeveer 3 personen ons archief. Velen zijn op zoek naar waar (over)grootouders hebben gewoond. Ze zijn nieuwsgierig naar de woning. Staat die er nog? Zijn er nog bouwtekeningen van enz. Soms zijn mensen op vakantie en komen dan langs om iets op of uit te zoeken. Laatst nog mensen uit Amerika.  Het kan lastig zijn om na te gaan waar een huis heeft gestaan, want we kennen officieel pas straatnamen in Veendam/Wildervank vanaf 1953! Daarvoor was Veendam/Wildervank verdeeld in wijken met nummers van huizen.

Gelukkig kunnen we dit natrekken. Het is altijd fijn als mensen vooraf telefonisch of via de mail hun vraag voorleggen, dan kunnen wij alvast het nodige voorwerk doen. Want, alle documenten hebben opbergcodes. Die kunnen op naam staan, op datum, op onderwerp/trefwoord of andere code. Het is altijd een hele zoektocht, ook voor ons. Het is géén bibliotheek waar het gemakkelijk zoeken is!”  Ook krijgen ze op het gemeentearchief veel vragen binnen over de geschiedenis van Veendam/Wildervank. Dit gebeurt nogal eens door leerlingen van scholen, die een leesbeurt o.i.d. moeten houden. Mensen die iets specifieks willen weten over de Veenkoloniën verwijzen de medewerkers door naar het Veenkoloniaal Museum of naar www.groningerarchiefnet.nl.  Deze site maakt het mensen gemakkelijk om iets op te zoeken in verschillende Groningse archieven.

Anna-Ruth Koorn laat ons nog een  dossier zien uit het archief. Dit gaat over de ijzelramp van 2 maart 1987. Ouderen kunnen het zich nog wel herinneren. De computer stond nog in de kinderschoenen en digitale fotografie was er gewoon nog niet. Kleurenfoto’s waren er al wel, maar vreselijk duur. In het boek zijn krantenknipsels te vinden over deze ramp. Zo’n 35 jaar geleden klapten bomen om, niet door een storm, maar omdat ze de last van al de ijzel niet meer konden dragen. Ook huizen/schuren/overkappingen stortten in onder het gewicht van de ijzel. Hoogspanningsmasten bezweken en een deel van de provincie kwam zonder stroom te zitten. In de rest van het land waren de temperaturen boven nul!  Het archief schetst een tijdsbeeld en helpt mensen bij hun zoektocht.

Helaas mochten we géén kijkje nemen achter de dikke kluisdeuren. Dat is niet toegestaan. Jammer, maar we hebben wel een beeld gekregen van archieven in zijn algemeenheid en in het bijzonder van het archief van de gemeente Veendam.

Meer informatie:
www.veendam.nl
www.groningerarchieven.nl
www.beeldbankgroningen.nl